Automatisiertes Management der iQ.Suite Clerk-Datenbankdokumente

Beim Einsatz von iQ.Suite Clerk hat typischerweise jeder Anwender die Möglichkeit, seine Vertreterkonfiguration selbst zu erstellen, zu bearbeiten und zu löschen. Auch das Aktivieren und Deaktivieren wird vom Anwender selbst vorgenommen. Oftmals erfolgt jedoch vor allem das Deaktivieren bzw. Löschen nur sehr vereinzelt, mancher Benutzer legt sogar für jede Abwesenheit ein weiteres, zusätzliches Dokument an. Dadurch wächst die Datenbank stetig an, und die Performance des Clerk-Moduls wird zunehmend verschlechtert, da jedes aktive Dokument auf Gültigkeit geprüft wird.

Es gilt also, grundsätzlich die Anzahl der Dokumente in einem vernünftigen Rahmen zu halten und die Dokumente, die bereits abgelaufen sind, zu deaktivieren. Dies ist nur automatisiert sinnvoll lösbar. Eine neue Funktion in iQ.Suite Clerk 11 und ein iQ.Suite Action-Datenbankjob helfen Ihnen dabei.

Anzahl der Dokumente kontrollieren

Ab iQ.Suite Version 11 steht Ihnen die Möglichkeit zur Verfügung, die Anzahl an erstellbaren Dokumenten, die ein Anwender anlegen darf, zu begrenzen. So kann ein „Wildwuchs“ von angelegten Dokumenten verhindert werden.

• Navigieren Sie zur Ansicht Clerk - "Abwesenheitsliste nach Benutzer".
• Klicken Sie auf „Konfiguration“ (rechter Bildschirmrand).

Die Begrenzung wird für jedes der Dokumente Weiterleitung (Standard), Weiterleitung (Erweitert) und Umleitung separat eingestellt.

Abgelaufene Clerk-Dokumente deaktivieren

Zu diesem Zweck konfigurieren Sie einen iQ.Suite Action-Datenbank Job, der regelmäßig nach Clerk-Dokumenten sucht, die für einen Abwesenheits-Zeitraum konfiguriert wurden, der bereits abgelaufen ist.

Das Ausschlaggebende an diesem Job ist die Formelregel, über die die Dokumentenauswahl getroffen wird:

Erstellen Sie eine neue Datenbank-Formelauswahlregel:
Global – Datenbank-Regeln – Neu – Formelregel
Name: „Check old Clerk Docs“

Formel:
_days:= 0;
@If(DEL_EndDate<@Adjust(
@Now;0;0;_days;0;0;0);
@True;
@False)

Diese Regel prüft, ob die Dokumente in der iQ.Suite Clerk-DB bereits abgelaufen sind.
Die Variable “_days“ definiert, wie lange die Dokumente abgelaufen sein müssen, bevor die gesamte Regel zutrifft. Voreingestellt sind 0 Tage, das heisst, die Regel trifft auf alle Dokumente zu, die am Tag der Prüfung abgelaufen sind.
Wenn Sie hier „3“ einsetzen, trifft die Regel auf Dokumente zu, die zum Zeitpunkt der Prüfung bereits seit drei Tagen abgelaufen waren.

Die Dokumente, die über diese Regel gefunden wurden, sollen nun deaktiviert werden:

Erstellen Sie einen neuen Action DB Job:
Global – Datenbank Jobs – Neu – Action DB Job

• Reiter Basics:

• Aktivieren
• Zeitplan konfigurieren.
• Die Clerk-Datenbank (g_del.nsf) auswählen
• Ausgewählte Dokumente
• Abhängigkeit von Positiven Regeln: “Check old Clerk Docs“ auswählen

• Reiter Operations:

• Ausführungsmodus: Notes Formel
• Notes Formel: FIELD DEL_JobState := ”0”; @Success