Benutzer über gefilterte E-Mails informieren

Es gibt wohl nur noch sehr wenige Firmen, die die E-Mails für ihre Benutzer nicht auf Viren oder Spam überprüfen und entsprechend aussortieren. Das Volumen wäre von den Benutzern in vielen Fällen nicht mehr in einem vernünftigen Zeitrahmen selbst zu bewältigen. Hier stellt sich in der Folge die Frage, wie der Benutzer alternativ über die an ihn gerichteten, gefilterten E-Mails informiert werden soll. Denn Sie sollten ihn auf keinen Fall im Unklaren darüber lassen, welche E-Mails in welchem Zeitraum an ihn gerichtet wurden - unabhängig von den Inhalten. Neben der einfachen Zustellung mit einem entsprechenden Hinweis im Betreff kommt noch die Benachrichtigung über jede einzelne gefilterte E-Mail in Betracht - das ändert allerdings nichts an der Menge der E-Mails, nur am Inhalt. Ein guter Kompromiss ist hier eine Sammelbenachrichtigungs-E-Mail, die in regelmäßigen Abständen an alle Benutzer versandt wird. Mit der Sammelbenachrichtigung informieren Sie Ihre Anwender über die in die Quarantäne gestellten E-Mails. Gelöschte E-Mails werden nicht gelistet.

Um für Ihre Benutzer pro Tag eine Sammelbenachrichtigung für quarantinierte Spam-E-Mails einzurichten, gehen Sie wie folgt vor:

• Konfigurieren Sie als Vorbereitung die notwendigen Rechte und Rollen für das Benutzerportal bzw. die entsprechende Quarantäne (siehe Tipps & Tricks April)
• Kopieren Sie den Beispieljob: Wall - Datenbank-Jobs - "Default - SPAM Report User"

 

• Benennen Sie den Job um und bearbeiten Sie ihn wie folgt:

Reiter Basics:

• Status: Aktiv
• Startzeit: Wählen Sie einen geeigneten Zeitpunkt zum Versenden der Benachrichtigung. Passen Sie lediglich die Uhrzeit an. Wenn das Datum in der Vergangenheit liegt, wird der Job sofort ausgeführt, am nächsten Tag um die definierte Uhrzeit.
• Intervall: Die Benachrichtigung soll einmal am Tag ausgeführt werden, daher "1 Tage"
• Quarantänedatenbank auswählen: In Abhängigkeit der Quarantäne, in der sich die Spam-E-Mails befinden, über die Sie Ihre Benutzer informieren möchten, müssen Sie hier entsprechend "Standard-Quarantäne" auswählen (g_arch.nsf) oder "Erweitert". Bei "Erweitert" können Sie eine oder mehrere Quarantänen auswählen. Wir gehen hier davon aus, dass alle Spam-E-Mails in die Datenbank g_arch.nsf kopiert wurden.
• Dokumente auswählen: Hier können Sie über eine Datenbank-Quarantäneregel einschränken, über welche Dokumente der Benutzer informiert werden soll. Die Regel "SpamReportUser" schränkt die Benachrichtigung auf E-Mails ein, die von den Mailjobs mit der Kategorie "SPAM" quarantiniert wurden. Bei Bedarf können Sie diese Regel über die Icons unter "Bearbeitung der Regeln" ändern.

Reiter Operations:

• Passen Sie lediglich unter "Notification" den Betreff und den einleitenden Text vor und nach der Tabelle an, die Sie unter "Advanced" konfigurieren.
• Wenn die maximale Anzahl der E-Mails, die in einer Benachrichtigung aufgeführt werden können, überschritten ist, wird ein Text unterhalb der Tabelle mit der Variable %JOB::MAXENTRIESTEXT% erzeugt. Der Text für diese Variable wird im Feld Nachricht bei dessen Überschreitung auf der Registerkarte Advanced festgelegt und kann ihre Anwender z.B. darüber informieren, dass nicht alle Einträge gelistet sind.

Reiter Advanced:

• Max. Anzahl zu sendender Benachrichtigungen: Hier wird die Anzahl der Anwender eingeschränkt, die eine Benachrichtigung erhalten. Maximal können 300.000 Benachrichtigungen von einem Job versendet werden.
• Max. Anzahl gelisteter Einträge in einzelner Benachrichtigung: Im höchsten Fall können 100 Einträge pro Benachrichtigungs-E-Mail gelistet werden.
• Nachricht bei dessen Überschreitung: Passen Sie den Text ggf. an.

Der Aufbau der Tabelle, in der die quarantinierten E-Mails gelistet werden, wird über HTML realisiert. Sie können die Vorgabe belassen, wie sie von GROUP ausgeliefert wird. Über den Vorschau-Button können Sie sich ein Bild der zu versendenden Benachrichtigung machen.

• HTML für Tabellenrumpf: Die einzelnen gelisteten E-Mails verweisen direkt als Link ins iQ.Suite User Portal und können dort angesehen und ggf. zugestellt werden. Um einen reibungslosen Zugriff zu gewährleisten, müssen die Benutzer über die notwendigen Rechte und Rollen im Benutzerportal bzw. der Quarantäne-DB verfügen! Um den Link zum Dokument zu entfernen und die Benachrichtigung auf rein informativen Charakter zu reduzieren, ändern Sie den Ausdruck %FE::HTMLTABLELINK% nach %SUBJECT%. Dies ist für Benachrichtigungen über Virendokumente sinnvoll.

Definieren Sie, wann die Benachrichtigung nicht gesendet werden soll. Nehmen Sie beispielsweise das Wochenende davon aus. Spam-E-Mails, die in diesem Zeitraum eintreffen, werden in die Benachrichtigung am Montag morgen übernommen.
 

 

• Speichern und schließen Sie den Job. Nach etwa 30 Sekunden startet der Datenbank-Grabber neu und der Job wird ausgeführt. Nach wenigen Sekunden sind Ihre Benutzer über die quarantinierten Spam-E-Mails der letzten vier Wochen informiert. Ab dann wird jeden Morgen um 8:00 Uhr eine neue Benachrichtigung erzeugt, in der die E-Mails gelistet sind, über die der Benutzer noch nicht informiert wurde. Also diejenigen, die seit der letzten Sammelbenachrichtigung quarantiniert wurden.

Alle Benutzer sollten über alle an sie gerichteten, quarantinierten E-Mails informiert werden, unabhängig von Absender oder Inhalt. Dies hat rechtliche und eventuell betriebliche Gründe. Man möchte jedoch nicht für alle Dokumente die gleichen Informationen oder Möglichkeiten zur Bearbeitung zur Verfügung stellen. Unter Umständen wird auch der Zugriff auf die Quarantäne-DB zu langsam, weil sie zu viele Dokumente enthält.

Diese Themen werden im Rahmen des Anti-Spam Stufenkonzeptes und in Verbindung mit unternehmensweitem Quarantänemanagement in unseren Schulungen Schritt für Schritt erklärt und in praktischen Übungen realisiert.