Zentrale Archiv-Suche über alle Postfächer
iQ.Suite Tipps & Tricks für Microsoft Exchange / SMTP
Unter bestimmten Umständen kann es notwendig sein, im E-Mail Archiv über alle Postfächer suchen zu können. Mit der sogenannten „Administrativen Suche“ ist dies möglich.
Hier zeigen wir Ihnen wie das geht.
Step by Step:
- ACHTUNG: Ein Benutzer, bei dem diese Funktion aktiviert ist, erhält über die iQ.Suite Store Suche, Zugriff auf alle archivierten E-Mails. Daher sollte diese Möglichkeit nur dedizierten Benutzern zur Verfügung gestellt werden. Darüber hinaus empfehlen wir dringend, vor dem Einsatz der administrativen Suche, diesbezüglich die rechtlichen und organisatorischen Rahmenbedingungen in Ihrer Organisation zu klären.
- Die „Administrative Suche“ kann in den Postfach-Richtlinien von iQ.Suite Store konfiguriert werden. Aktivieren Sie dazu im Bereich „Client functions“ die Option „Administrative Query“.
- Outlook 2007/2010 Benutzer, die das aktuelle iQ.Suite Store Plug-In verwenden, erhalten nun die Erweiterung „Administrative Query“ in der Suchmaske von iQ.Suite Store.
- Ist die Funktion „Administrative Query“ aktiviert und führt der Benutzer eine Suche durch (z.B. nach Betreff), enthält die Ergebnisliste Treffer aus den archivierten E-Mails aller Postfächer.
- Die zusätzliche Spalte „Mailbox“ zeigt an, zu welchem Postfach die archivierten Nachrichten gehören.
- Um eine gewünschte E-Mail im Postfach des suchenden Benutzers wiederherzustellen, wird die Option „Restore to sep. folder“ verwendet. Ansonsten wird die E-Mail im ursprünglichen Postfach wiederhergestellt.
- Soll die Suche auf ein bestimmtes Postfach eingegrenzt werden, kann im Feld „Administrative Query“ der Postfachname eingetragen werden. Dieser Name richtet sich nach dem „Exchange Common Name“.
