iQ.Suite Clerk - Regelbasierte E-Mail-Weiterleitung

Herausforderung

E-Mails bei Urlaub oder Krankheit bearbeiten oder weiterleiten

Wissen Sie, wer E-Mails bei Abwesenheit von Mitarbeitern bearbeitet? Oder bleiben diese einfach unbeantwortet? Sei es geplante oder unvorhergesehene Abwesenheit - Sie sollten einen Prozess haben, der dafür sorgt, dass E-Mails bearbeitet bzw. weitergeleitet werden. Denn nicht selten handelt es sich um wichtige Anfragen, die eine zeitnahe Antwort erfordern. Dabei sollten Sie jedoch beachten, dass im Rahmen gesetzlicher oder interner Vorgaben keine E-Mails mit sensiblen oder vertraulichen Inhalten während der Abwesenheit bestimmter Personen an nicht autorisierte Mitarbeiter weitergeleitet werden. Doch wie lässt sich ein zentrales Abwesenheitsmanagement einführen und unternehmenskonform umsetzen?

Lösung

iQ.Suite Clerk bietet die Antwort auf diese Fragen durch die Festlegung von flexiblen Vertretungsregelungen. Das zentrale Abwesenheitsmanagement stellt sicher, dass Arbeitsabläufe nicht ins Stocken geraten. So werden anhand individueller Richtlinien bei bestimmten Ereignissen zuvor definierte Aktionen in Gang gesetzt. Die automatisierte Klassifizierung von E-Mails ermöglicht eine genaue Erkennung und entsprechende Weiterleitung bzw. Umleitung. Dabei kann die inhaltsbasierte Umleitung von E-Mails auf verschiedene, autorisierte Empfänger erfolgen. Die Aktivierung des Abwesenheitsmanagements erfolgt durch die betreffende Person selbst, das Sekretariat oder andere autorisierte Mitarbeiter. Das heißt für Sie: Zukünftig bleibt keine Anfrage mehr unbeantwortet. Ihre Kunden werden es Ihnen danken.

Übrigens: Mit der iQ.Suite Clerk App können Sie ab sofort Ihr Abwesenheitsmanagement auch mobil verwalten.

Vorteile

  • Einfach konfigurierbare, zentrale E-Mail-Umleitung durch autorisierte Benutzer und Administratoren
  • Einfach konfigurierbare Einrichtung von Vertretungsdokumenten für die Quarantäne über das iQ.Suite Portal
  • Frei definierbare Stellvertreter und Stellvertretergruppen
  • Frei definierbarer Zeitraum der Weiterleitung
  • Gezieltes Unterbinden der Weiterleitung für sensible oder verschlüsselte E-Mails und für definierte Absender
  • Lesebestätigung des Stellvertreters an den Abwesenden
  • Zentraler Überblick über alle Abwesenheiten für autorisierte Benutzer
  • Definition von Weiterleitungseinstellungen für andere Anwender/Anwendergruppen durch autorisierte Anwender, beispielsweise bei Krankheit
  • Einschränken der internen und externen Mailweiterleitung auf autorisierten Personenkreis
  • Frei editierbare Benachrichtigungstexte mit Variablen für Absender und Stellvertreter
  • Automatische Erkennung von neuen Postfächern
  • Integration in das iQ.Suite Portal
Cookies erleichtern die Bereitstellung dieser Webseite. Mit der Nutzung dieser Webseite erklären Sie sich mit dem Einsatz von Cookies einverstanden. Mehr >>