iQ.Suite Clerk - Regelbasierte E-Mail-Weiterleitung

Herausforderung

E-Mails bei Urlaub oder Krankheit bearbeiten oder weiterleiten

Wissen Sie, wer E-Mails bei Abwesenheit von Mitarbeitern bearbeitet? Oder bleiben diese einfach unbeantwortet? Sei es geplante oder unvorhergesehene Abwesenheit - Sie sollten einen Prozess haben, der dafür sorgt, dass E-Mails bearbeitet bzw. weitergeleitet werden. Denn nicht selten handelt es sich um wichtige Anfragen, die eine zeitnahe Antwort erfordern. Dabei sollten Sie jedoch beachten, dass im Rahmen gesetzlicher oder interner Vorgaben keine E-Mails mit sensiblen oder vertraulichen Inhalten während der Abwesenheit bestimmter Personen an nicht autorisierte Mitarbeiter weitergeleitet werden. Doch wie lässt sich ein zentrales Abwesenheitsmanagement einführen und unternehmenskonform umsetzen?

Lösung

iQ.Suite Clerk bietet die Antwort auf diese Fragen durch die Festlegung von flexiblen Vertretungsregelungen. Das zentrale Abwesenheitsmanagement stellt sicher, dass Arbeitsabläufe nicht ins Stocken geraten. So werden anhand individueller Richtlinien bei bestimmten Ereignissen zuvor definierte Aktionen in Gang gesetzt. Die automatisierte Klassifizierung von E-Mails ermöglicht eine genaue Erkennung und entsprechende Weiterleitung bzw. Umleitung. Dabei kann die inhaltsbasierte Umleitung von E-Mails auf verschiedene, autorisierte Empfänger erfolgen. Die Aktivierung des Abwesenheitsmanagements erfolgt durch die betreffende Person selbst, das Sekretariat oder andere autorisierte Mitarbeiter. Das heißt für Sie: Zukünftig bleibt keine Anfrage mehr unbeantwortet. Ihre Kunden werden es Ihnen danken.

Übrigens: Mit der iQ.Suite Clerk App können Sie ab sofort Ihr Abwesenheitsmanagement auch mobil verwalten.

Vorteile

  • Einfach konfigurierbare, zentrale E-Mail-Umleitung durch autorisierte Benutzer und Administratoren
  • Frei definierbare Stellvertreter/Stellvertretergruppen sowie Zeitraum der Weiterleitung
  • Einschränken der internen und externen Mailweiterleitung auf autorisierten Personenkreis
  • Frei editierbare Benachrichtigungstexte mit Variablen für Absender und Stellvertreter
  • Gezieltes Unterbinden der Weiterleitung für sensible oder verschlüsselte E-Mails und für definierte Absender
  • Einfache Delegierbarkeit der Abwesenheitsverwaltung von bestimmten Personengruppen, z.B. bei unvorhersehbarer Abwesenheit, wie Krankheit oder Kündigung
  • Wiederkehrende Abwesenheiten einfach planen, für z.B. Teilzeitkräfte
  • Wiederholte Benachrichtigungen konfigurierbar, damit nicht nur eine automatisierte Abwesenheitsnachricht an den Absender gesendet wird, sondern auch bei jeder weiteren Mail des Absenders eine Benachrichtigung erfolgt
  • Rückwirkende Weiterleitung von älteren Nachrichten in das Postfach der vertretenden Person
  • Flexibles Regelwerk mit z.B. der Möglichkeit von inhaltsbezogenen Weiterleitungen oder Ausnahmeregelungen für bestimmte Absender-Empfänger Konstellationen
  • Zentraler Überblick über alle Abwesenheiten für autorisierte Benutzer
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