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Synchronisation von Aufgaben aus GBS Workflow

Schlagwörter:  IBM Notes  IBM Domino  Administration  Workflow  Aufgaben

Eine zentrale Aufgabenverwaltung steigert die Übersichtlichkeit und Effizienz in der täglichen Arbeit. Insbesondere dann, wenn Sie mehrere Workflow Anwendungen im Einsatz haben, in denen Sie Aufgaben bearbeiten müssen. Die Nutzung der Standard Notes Aufgaben bringt entscheidende Vorteile in Bezug auf Standardisierung und Verfügbarkeit im Notes Client, im Web (iNotes) und auf Mobilgeräten (iOS, Android, Windows Mobile und Blackberry).

Hierzu bietet GBS Workflow einen Synchronisationsmechanismus, welcher Aufgaben in die Postfächer der jeweiligen Bearbeiter überträgt.

Im folgenden Beispiel liegt Herrn Braun eine Reisekostenabrechnung von Herrn Mustermann zur Genehmigung vor.

IBM Domino Tipps April, 2013

Diese Aufgabe wird in den entsprechenden Ansichten von GBS Workflow z.B. folgendermaßen dargestellt:

IBM Domino Tipps April, 2013

Gleichzeitig sieht Herr Braun die Aufgabe in seinen Standard Notes Aufgaben und je nach Einstellung auch am jeweiligen Tag im Notes Kalender.

IBM Domino Tipps April, 2013

Wichtige Metainformationen sowie ein Link auf die Aufgabe in GBS Workflow werden dabei standardgemäß übertragen:

Aktivierung der Synchronisation
IBM Domino Tipps April, 2013

Der Synchronisationsmechanismus kann sowohl von einem Administrator für alle Benutzer aktiviert werden, als auch durch eine Person ohne Administrationsberechtigung für sich selbst. Die Einstellung findet sich unter dem Reiter „Administration“ in den persönlichen Einstellungsdokumenten. Falls der Reiter „Administration“ nicht angezeigt wird, kann dieser rechts oben unter Einstellungen eingeblendet werden.

IBM Domino Tipps April, 2013

Im persönlichen Einstellungsdokument muss auf dem Reiter „Automatische Benachrichtigung“ der Haken bei „Aufgaben als To Do’s in meine Mail-Anwendung anlegen und abgleichen“ gesetzt werden:

Das persönliche Einstellungsdokument für Benutzer „*“ gilt für alle Benutzer, für die kein namentliches Einstellungsdokument angelegt wurde.

Zuletzt aktualisiert am 17.05.2016


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