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E-Mail-Verschlüsselung trifft auf DSGVO: Mit iQ.Suite PDFCrypt kein Problem

Schlagwörter:  Microsoft Exchange  Microsoft SMTP  PDFCrypt  WebClient

Problembeschreibung

Das Thema E-Mail-Verschlüsselung hat hinsichtlich der neuen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) noch mehr an Bedeutung gewonnen, denn die Übermittlung der Informationen über sichere Kanäle, wie z.B. PGP oder S/MIME ist in den Fokus der IT-Abteilungen gerückt.

Mit iQ.Suite PDFCrypt können E-Mails in passwortgeschützten PDFs sicher übermittelt werden. Das Passwort wurde jedoch bisher per E-Mail (Klartext oder Bild Capture) übertragen.

Lösung
iQ.Suite SMS Gateway: E-Mail-Adresse

Mit iQ.Suite PDFCrypt haben wir nun die Möglichkeit, das Passwort des verschlüsselten PDFs, über ein SMS Gateway an den Empfänger zu übertragen. Dieses muss vorab vom Kunden zur Verfügung gestellt werden.

Folgende Schritte sind innerhalb der iQ.Suite notwendig:

Da die SMS nicht direkt von der iQ.Suite, sondern über ein SMS-Gateway gesendet wird, müssen Sie in der Registerkarte SMS-Gateway bestimmte Einstellungen vornehmen:
iQ.Suite > Basic Configuration > iQ.Suite Servers > Properties > SMS Gateway

E-Mail-Adresse: Geben Sie die E-Mail-Adresse an, über die Sie das SMS-Gateway Ihrer Wahl erreichen können. Beispiel: [VAR]SMSRecipient[/VAR]@gateway.de

iQ.Suite: Send SMS and notification

Das Passwort des verschlüsselten PDFs kann per E-Mail und/oder per SMS an den Empfänger des PDFs gesendet werden. Wählen Sie hierzu innerhalb des iQ.Suite PDFCrypt Jobs unter "Aktionen bei Erfolg" Sende Benachrichtigung an Alle Empfänger.

Folgender Dialog wird angezeigt:

Set / Update Password

Die Mobilfunknummern für die Kommunikationspartner müssen proaktiv über den iQ.Suite WebClient eingepflegt werden:

Hinweis

Die Funktion, das Passwort des iQ.Suite PDFCrypt PDFs via SMS Gateway zu versenden, ist ab iQ.Suite Version 17 für Microsoft Exchange / SMTP verfügbar!

Zuletzt aktualisiert am 18.07.2018


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