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Zeitgesteuerter E-Mail Versand

Schlagwörter:  IBM Domino  Smart

Mit iQ.Suite Smart kann man proaktiv der ständigen Erreichbarkeit der Mitarbeiter entgegenwirken, in dem die E-Mails außerhalb der Geschäftszeiten zurückgehalten und erst am nächsten Morgen vor Arbeitsbeginn zugestellt werden.

Dabei sollte man berücksichtigen, dass es Gruppen, wie Support/Hotline gibt, die auch außerhalb der Geschäftszeiten erreichbar sein müssen.

Step by Step
IBM Domino Tipps August 2012

Was man benötigt:
Regel, die die Arbeitszeit definiert:

In Worten:

_officeday := @If(@Weekday(@now) = 2 | @Weekday(@now) = 3 | @Weekday(@now) = 4 | @Weekday(@now) = 5 | @Weekday(@now) = 6 ;@true; @false);

_Hour:= @Hour (@Time (@Now));

_officehour := @if (_Hour => 7 & _Hour < 17; @TRUE; @FALSE);

_officeday & _officehour

Arbeitszeit ist Montag bis Freitag und in der Zeit von 7 Uhr bis 17 Uhr sollen E-Mails zugestellt werden.

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Regel mit den Benutzern, die 24 x 7 E-Mails empfangen sollen

Hier im Beispiel die Administratoren und die Mitglieder der Gruppe Hotline

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Ein Smart Mail Job, der die E-Mails heraus filtert und in die Parkdatenbank ablegt.

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Die zwei Regeln, sind als „negierte Regeln“ genutzt, da während der Arbeitszeit (iQ.Suite – Worktime) die E-Mails NICHT herausgefiltert, sondern zugestellt werden sollen und die Administratoren und Hotline Mitarbeiter (Mails24 x 7) so wieso den ganzen Tag erreichbar sind.

Die geparkten E-Mails erhalten den Verweis, dass sie ab 7 Uhr (Sendtime) versendet werden sollen.

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Einen Smart Datenbank Job, der die E-Mails dann wieder aus der Smart Datenbank in den Mailfluss zurück gibt, damit diese dem Empfänger zugesendet werden.

Anmerkung: Bitte beachten Sie, dass sich die Startzeit im Sommer auf eine Stunde später verschiebt

IBM Domino Tipps August 2012

Hier stellen Sie noch ein, dass der Datenbankjob nicht am Wochenende läuft, sonst würde er die E-Mails am Samstag- und Sonntagmorgen zustellen.

Beispiel für den Ablauf
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E-Mail außerhalb der Arbeitszeit gesendet:

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E-Mail ist in der Smart Park Datenbank abgelegt

IBM Domino Tipps August 2012

E-Mail ist am nächsten Morgen um 7:30 zugestellt worden

Anmerkung:
Bitte beachten Sie, dass der Smartdatenbankjob nach der „Freigabezeit“ (Time To Send) läuft, sonst werden die E-Mails (wenn der Job nur einmal am Tag läuft) erst 24 Stunden später versendet. 

Zuletzt aktualisiert am 11.05.2016


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