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E-Mails zeitgesteuert zustellen

Schlagwörter:  Microsoft Exchange  Microsoft SMTP  Wall

Nach Feierabend die E-Mails abrufen und am Wochenende oder im Urlaub dem Chef antworten: Für die meisten Arbeitnehmer ist ständige Erreichbarkeit mittlerweile selbstverständlich. Dennoch steht das Thema Work-Life-Balance für ein ausgewogenes Verhältnis des Berufs- und Privatlebens. Ziel ist es, die privaten Interessen mit den Anforderungen der Arbeitswelt in ein ausgewogenes und gesundes Gleichgewicht zu bringen. Daher sollten Maßnahmen ergriffen werden, um die Erreichbarkeit auf ein gesundes Maß zu beschränken.

Mit der iQ.Suite wird die Work-Life-Balance wiederhergestellt. Eine E-Mail die somit außerhalb der regulären Geschäftszeiten an ein E-Mail-Postfach gesendet wird, wird dem Mitarbeiter erst zum nächsten Arbeitsbeginn zugestellt. Um sicherzustellen, dass besonders wichtige oder geschäftskritische E-Mails weiterhin zugestellt werden, können zusätzliche Ausnahmeregeln konfiguriert werden.

Step by Step
Tipps & Tricks für Microsoft Exchange / SMTP, April 2015

Zum Abbilden des Work-Life-Balance Szenarios mit der iQ.Suite wird eine entsprechende Quaranträne für die Zwischenlagerung der E-Mails außerhalb der regulären Geschäftszeiten benötigt.

Tipps & Tricks für Microsoft Exchange / SMTP, April 2015

Damit die E-Mails den Mitarbeitern zum nächsten Arbeitsbeginn zugestellt werden, die in der Quarantäne gelandet sind, muss unter dem Reiter „Schedule“ der entsprechende Resend aus der Quarantäne konfiguriert werden.

In diesem Beispiel werden alle E-Mails an Wochentagen um 7 Uhr morgens zugestellt. Dies kann natürlich über das Zeitfenster entsprechend angepasst werden. Die Quarantäneelemente werden nach dem Resend entfernt.

Tipps & Tricks für Microsoft Exchange / SMTP, April 2015

Um alle E-Mails außerhalb der regulären Geschäftszeiten in die zuvor konfigurierte Quarantäne laufen zu lassen, benötigen Sie einen entsprechenden Job.

Tipps & Tricks für Microsoft Exchange / SMTP, April 2015

Die Adressregel legt fest, welche E-Mails bearbeitet werden. Hier können Sie selbstverständlich auch wichtige Absender ausschließen.

Tipps & Tricks für Microsoft Exchange / SMTP, April 2015

Damit ausschließlich E-Mails außerhalb der regulären Geschäftszeiten von diesem Job erfasst werden, konfigurieren Sie dies unter folgenden Bedingungen:

In dem folgenden Beispiel werden die E-Mails Montag bis Freitag ab 18 Uhr bis zum darauffolgenden Tag 7 Uhr in die Quarantäne verschoben. E-Mails die freitags nach 18 Uhr eintreffen, werden bis Montag morgen 7 Uhr geparkt.

Tipps & Tricks für Microsoft Exchange / SMTP, April 2015

Nun muss nur noch die entsprechende Quarantäne unter Aktionen ausgewählt werden. Der Haken „E-Mail löschen“ verhindert, dass die E-Mail trotz Kopieren in der Quarantäne dem Mitarbeiter zugestellt wird.

Zuletzt aktualisiert am 03.05.2016


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