Vorbeugen hilft: E-Mail-Versand an mehrere Empfänger kann schnell zur Datenschutz-Falle werden

Karlsruhe

Die Mass-Mailing- und Rund-Mail-Funktionen der gängigen E-Mail-Clients erfreuen sich in Unternehmen großer Beliebtheit. Mit diesen sind E-Mails schnell an mehrere Empfänger versandt. Was den Prozess, einen bestimmten Empfängerkreis mit denselben Informationen – beispielsweise einem Newsletter – zu versorgen, stark vereinfacht, kann durch Fehlbedienung jedoch schnell zur teuren Datenschutz-Falle werden. Davor warnen die E-Mail-Experten der GROUP Business Software AG (GBS). "Der häufigste Fehler, der in diesem Zusammenhang auftritt, ist, die Empfängeradressen nicht in die Bcc- sondern in die offen einsehbare An- oder Cc-Adressleiste einzufügen", erklärt Andreas Richter, Vice President Marketing bei GBS.

Da E-Mail-Adressen als personenbezogene Daten gelten, unterliegen auch diese dem besonderen Schutzbestimmungen des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG). Die rechtlichen Folgen einer entsprechenden Fehlbedienung sind dementsprechend fatal. So wurde jüngst vom Bayerischen Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA) ein Bußgeld gegen ein Unternehmen verhängt, dessen Mitarbeiterin eine E-Mail nicht in Blindkopie an mehrere Empfänger versandt hatte. Der komplette E-Mail-Adressverteiler des Unternehmens konnte stattdessen von jedem Empfänger eingesehen werden. "Nicht zu unterschätzen sind – neben möglichen Bußgeldern – zudem die Image-Schäden, die derartige Fehlbedienungen nach sich ziehen", gibt Richter zu bedenken.

GBS bietet mit der iQ.Suite eine zentrale E-Mail-Management-Lösung für die führenden E-Mail-Plattformen, um derartigen Fahrlässigkeiten im Umgang mit E-Mails entgegenzuwirken. Unternehmen können damit Datenabfluss verhindern und resultierenden Imageschäden sowie Bußgeldern vorbeugen. Mit Hilfe der iQ.Suite ist bei großen E-Mail-Verteilerlisten stets gewährleistet, dass die Adressaten immer im Blind Copy stehen, selbst wenn der Sender versehentlich die Liste in die An- oder Cc-Zeile eingetragen hat. Hierzu zählt die Lösung regelbasiert, ob die Zahl der Empfänger einer E-Mail einen definierten Schwellenwert überschreitet. Sobald dies der Fall ist, werden diese automatisch in die Bcc-Zeile kopiert. "Damit ist es Mitarbeitern – ob fahrlässig oder gar vorsätzlich – nicht mehr möglich, Verteilerlisten offen zu versenden. Das verbessert den Datenschutz und damit die Rechtssicherheit in Unternehmen", so der GBS-Experte.

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