Security meets Workflow: iQ.Suite kombiniert E-Mail-Management und Workflowmanagement

Karlsruhe

Neue Lösung iQ.Suite Connect2Workflow integriert E-Mail-Inhalte in Geschäftsprozesse

GROUP Business Software (GBS) hat seine E-Mail-Management Lösung iQ.Suite aktualisiert. Version 19.1 für IBM Notes/Domino sowie 15.1 für Microsoft Exchange/SMTP und Office 365 bieten zahlreiche Neuerungen im Bereich E-Mail-Sicherheit und erlauben erstmals die nahtlose Integration von E-Mail-Inhalten in Geschäftsprozesse.

Die neue Lösung iQ.Suite Connect2Workflow nimmt sich einer Herausforderung vieler Unternehmen an: der Nutzung von E-Mail-Inhalten in Geschäftsprozessen. Oftmals gehen wichtige Informationen in einzelnen Mitarbeiter-Mailboxen verloren oder stehen den dazugehörigen Prozessen nicht zur Verfügung. “Dank iQ.Suite Connect2Workflow können Unternehmen jetzt E-Mail-Inhalte mit ihren Geschäftsprozessen integrieren. Dazu werden relevante Informationen aus E-Mails extrahiert und an unsere Workflowmanagement Lösung GBS AppDesigner übergeben. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich beispielsweise um eine Kundennummer im E-Mail-Text oder eine Artikelbezeichnung in einem angehängten PDF handelt“, erklärt Andreas Richter, EVP Marketing & Product Management bei GBS.

Connect2Workflow offenbart insbesondere bei geschäfts- und zeitkritischen Prozessen seine Stärken. Ein Beispiel dafür ist das Reklamationsmanagement: Damit E-Mails nicht unbearbeitet im Posteingang eines Mitarbeiters liegen bleiben oder wichtige Informationen verloren gehen, werden Reklamationen mit der iQ.Suite automatisch erkannt. Möglich machen dies intelligente Erkennungstechnologien, die beispielsweise Bestellnummern, Maschinendaten oder auch Kundendaten im E-Mail-Text und in Mail-Anhängen identifizieren. Die so erkannten Inhalte werden im nächsten Schritt extrahiert und mittels Connect2Workflow an den eigentlichen Geschäftsprozess im GBS AppDesigner übergeben. Hier kann ein Mitarbeiter nun anhand der gewonnen Informationen über den weiteren Verlauf der Reklamation entscheiden. Parallel erfolgt eine Benachrichtigung an den Absender über den Fortschritt der Bearbeitung.

Eine weitere wichtige Neuerung betrifft iQ.Suite Trailer. Auf Wunsch vieler Kunden ist es jetzt möglich, den E-Mail-Trailer im Benutzerpostfach anzuzeigen. So können Anwender jetzt die gesamte E-Mail inklusive hinzugefügter Informationen wie Signatur, Kontaktdaten oder Marketinghinweisen im Mail-Client einsehen. Auch die Bearbeitung des Trailers im iQ.Suite WebClient wurde verbessert. Hier greift ein durchdachtes Rechte- und Rollenkonzept: Während der IT-Administrator den allgemeinen und unveränderbaren Trailer mit allen wichtigen rechtlichen Hinweisen erstellt, kann die Vertriebsabteilung beispielsweise zusätzlich eine Sales-Aktion anfügen oder die Marketing-Abteilung einen Veranstaltungshinweis. Eine Trailer-Vorschau erlaubt nun zudem unter Microsoft Exchange die Voransicht von E-Mail-Signaturen im WebClient.

Für zusätzliche Sicherheit im E-Mail Versand sorgt eine neue Funktion in iQ.Suite Watchdog: Die Anti-Malware Lösung blockiert jetzt auch unerwünschte Dateien in PDFs. „Phishing- und Trojaner-Attacken erfreuen sich wachsender Beliebtheit. Eine oft unterschätzte Schwachstelle sind PDF-Dateien. Hier können Angreifer Schadcode oder verseuchte Dateien, beispielsweise über die Kommentarfunktion, in PDF-Dokumente einbetten. iQ.Suite Watchdog findet solche unerwünschten Dateien mittels Fingerprint-Technologie und blockiert deren Zustellung“, so Richter. Neu ist auch der inkrementelle Datenbankscan auf Viren für Microsoft Exchange. Aufgrund der Zunahme von Malware in E-Mails wächst die Bedeutung eines regelmäßiger Postfach-Scans. Der neue Algorithmus sorgt zukünftig für eine deutlich schnellere Verarbeitung und scannt nur neue E-Mails oder bestimmte Postfächer.

Um eine vereinfachte Passwortvergabe durch den Benutzer selbst wurde schließlich iQ.Suite PDFCrypt erweitert. Um E-Mails und Anhänge vertraulich und dennoch ohne großen Aufwand zu versenden, bettet PDFCrypt diese automatisch in eine PDF-Datei und verschlüsselt sie. Die Passwörter für die Entschlüsselung wurden dabei bislang automatisch erstellt und dem Empfänger separat zugestellt. Diese Option besteht zwar weiterhin, der Absender hat jetzt zusätzlich die Möglichkeit, die PDF-Passwörter für bestimmte Empfänger selbst im iQ.Suite WebClient zu vergeben. Für Kunden, die auf eine hohe Verschlüsselungsstärke besonderen Wert legen, besteht ab sofort die Möglichkeit AES-256 Bit zu nutzen.

Die neuen Versionen der E-Mail-Management Lösung iQ.Suite stehen ab sofort im Downloadbereich bei GBS zur Verfügung.

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