Neue Studie offenbart den Reifegrad von Workflow-Management unter Microsoft SharePoint

Karlsruhe

Zunehmende Verbreitung in Fachabteilungen erhöht Akzeptanz, dennoch Spielraum bei Zufriedenheit

Die Automatisierung von Geschäftsprozessen ist ein wichtiger Bestandteil der digitalen Transformation und Workflow-Lösungen auf der Microsoft SharePoint-Plattform sind auf dem Vormarsch. GROUP Business Software (GBS), das Fachportal SharePoint360.de sowie die Hochschule der Medien Stuttgart (HdM) haben nun eine neue Anwenderstudie über den Reifegrad der Workflow-Nutzung unter Microsoft SharePoint veröffentlicht. Grundlage ist eine Umfrage von März bis April 2017. Rund 150 Vertreter verschiedenster Branchen im deutschsprachigen Raum haben sich beteiligt. Der Großteil von ihnen waren Entscheider aus den Bereichen IT, Marketing und Geschäftsführung.

Mit seinen vorhandenen Bordmitteln liefert Microsoft zwar das grundlegende Rüstzeug für Automatisierung und Prozessunterstützung. Die Möglichkeiten dieser Werkzeuge sind jedoch begrenzt, so dass viele Unternehmen entweder eigene Erweiterungen programmieren oder sich nach professionellen Workflow- und Prozess-Tools von Drittanbietern umsehen. Welche Bedürfnisse die Anwender dabei haben, welche Erwartungen sie an die Her­steller stellen und welche Chancen sich für etablierte und neue Anbieter ergeben, darüber gibt die SharePoint Studie Workflows Spezial 2017 Auskunft.

Die zentralen Ergebnisse im Überblick

Microsoft macht deutliche Fortschritte, was den Einsatz von Office 365 mit der enthaltenen Kernkomponente SharePoint Online betrifft. Dazu erläutert Prof. Dr. Arno Hitzges von der Hochschule der Medien Stuttgart: „Auch wenn mit 64 Prozent noch ein Großteil der Anwendungsunternehmen auf den Betrieb im eigenen Unternehmen setzt, so ist die Cloud-Nutzung auf dem Vormarsch. 29 Prozent setzen inzwischen die Cloud-Suite in unterschiedlichen Formen ein, während es bei der Vorjahresbefragung nur 13 Prozent waren.“

Workflows und die damit einhergehende Automatisierung von Geschäftsprozessen genießen in Unternehmen einen sehr hohen Stellenwert. So gaben 56 Prozent an, SharePoint im Bereich Workflow-Management bereits zu nutzen, weitere 26 Prozent der Befragten planen dies in der Zukunft. „Dabei fällt auf, dass die ursprünglich aus der SharePoint-Historie getriebenen IT-lastigen Einsatzbereiche zunehmend verschwinden. Stattdessen wird SharePoint verstärkt fachabteilungsübergreifend genutzt. Insbesondere setzt sich SharePoint in den Bereichen Vertrieb (36 Prozent), Einkauf (36 Prozent) und Personalwesen (34 Prozent) durch“, betont Wolfgang Miedl von SharePoint 360. Damit ist die Durchdringung nahezu identisch zu den IT-Bereichen. Hier liegt die aktuelle Verbreitung, beispielsweise für die Bearbeitung von Support-Tickets, bei 38 Prozent.

Interessant ist in diesem Zusammenhang die Unzufriedenheit vieler Anwender mit den von SharePoint bereitgestellten Funkti­onalitäten: 58 Prozent der befragten Anwender sind nicht oder nur teilweise zufrieden mit den Microsoft-eigenen Möglichkeiten. Betrachtet man den Einsatz von Workflow-Tools detaillierter, dann steht fest: 71 Prozent der Anwender verwenden eine zusätzliche Software. Davon begnügen sich jedoch nur 32 Prozent mit den von Microsoft gelie­ferten Funktionen, fast die Hälfte – 49 Prozent – setzt für die Entwicklung von Workflows lieber auf Drittanbieter-Lösungen. Der hohe Einsatzgrad an externen Workflow-Tools steht nicht zuletzt auch in Zusammenhang mit der oftmals schwierigen Ressourcen-Situation im Personalbereich: Gut 80 Prozent der Unternehmen setzen weniger als fünf Mitarbeiter im SharePoint-Umfeld ein.

Wenngleich die meisten Unternehmen also auf Drittanbieter-Lösungen setzen, sind jedoch nur 6 Prozent sehr zufrieden mit den derzeit eingesetzten Lösungen. Der Großteil, nämlich 52 Prozent, ist eher mäßig zufrieden bis unzufrieden. „Die doch eher geringe Zufriedenheit mit den in SharePoint integrierten Funktionalitäten, aber auch mit etablierten Drittanbietern, zeigt, dass hier noch erheblicher Optimierungsbedarf besteht. Für uns als Lösungsanbieter im Bereich Workflow-Management steht daher nicht nur eine intuitive Bedienung im Fokus, sondern auch die plattformunabhängige Einsetzbarkeit und Integration mit Drittsystemen, wie beispielsweise SAP“, sagt Andreas Richter.

Dass genügend Potential sowohl für etablierte Anbieter als auch innovative Newcomer vorhanden ist, beweist nicht zuletzt die vorhandene Investitionsbereitschaft im Bereich Workflow: 20 Prozent der bereits bestehenden Anwender wollen in den nächsten 12 Monaten mehr als 50.000 Euro im Bereich Workflows investieren. Der überwiegende Teil, 75 Prozent, will bis zu 50.000 Euro in die Hand nehmen. Berücksichtigt man die Tatsache, dass in letzter Zeit einige neue Anbieter mit inno­vativen Produkten im Marktsegment Workflow-Tools auftreten, steht ein spannender Wettbewerb bevor.

Weitere Informationen unter:

www.gbs.com
www.sharepoint360.de
www.hdm-stuttgart.de

Die vollständige Studie als Download
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