E-Mails und Geschäftsprozesse Auf die Kombination kommt es an
Über E-Mail erhalten Unternehmen zahlreiche Informationen – beginnend von Anfragen, über Bestellungen bis hin zu Reklamationen. Doch nicht immer erreichen diese Inhalte den richtigen Mitarbeiter zur richtigen Zeit. Im schlimmsten Fall liegen wichtige Kundenanfragen in irgendeinem Posteingang und werden nicht bearbeitet. Als Resultat geraten wichtige Geschäftsprozesse ins Stocken oder Informationen gehen verloren. Damit ist jetzt Schluss!
Dank der nahtlosen Integration von E-Mail-Management und Workflow-Management können Sie jetzt E-Mail-Inhalte in Ihre Geschäftsprozesse integrieren. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich beispielsweise um eine Kundennummer im E-Mail-Text oder eine Artikelbezeichnung in einem angehängten PDF handelt.
Beispiel ReklamationsmanagementIn nur 3 Schritten zum Ziel
Ein gutes Beispiel für die Integration von E-Mail mit Geschäftsprozessen ist in vielen Unternehmen anzutreffen: das Reklamationsmanagement. In nur 3 Schritten können Sie bisher ungenutzte Informationen jetzt verwenden:
1. Identifizieren
Mit der iQ.Suite – der zentralen Lösung zum E-Mail-Management – werden zunächst relevante E-Mails anhand Ihrer Vorgaben identifiziert. Mittels intelligenter Erkennungstechnologien können nun Bestellnummern, Maschinendaten oder auch Kundendaten im E-Mail-Text erkannt werden. Sogar Informationen in E-Mail-Anhängen lassen sich zuverlässig erkennen.
2. Extrahieren
Im nächsten Schritt werden die erkannten Inhalte aus der E-Mail extrahiert. Dazu zählen die zu Beginn identifizierten Inhalte aus E-Mail-Text und Anhängen. Selbstverständlich können auch grundlegende Daten, wie Empfänger, Absender oder Betreff weiterverwendet werden. Die extrahierten Daten werden mittels Connect2Workflow an den eigentlichen Geschäftsprozess übergeben.
3. Bearbeiten
Im GBS AppDesigner – der intuitiven Lösung zum Workflow-Management – werden die gewonnenen Informationen genutzt, um einen Geschäftsprozess im Webbrowser zu starten. Der Mitarbeiter kann beispielsweise anhand der Kundennummer und Maschinendaten über den weiteren Verlauf der Reklamation entscheiden. Parallel erfolgt eine Benachrichtigung an den Absender über den Fortschritt der Bearbeitung.
Das Fazit
Im Ergebnis erhalten Sie einen lückenlosen Geschäftsprozess, bei dem alle relevanten Informationen dem verantwortlichen Mitarbeiter zur Verfügung stehen. Und falls Sie auf Microsoft SharePoint setzen, können Sie Ihre Geschäftsprozesse auch direkt in diese Plattform integrieren.
Ihre Vorteile
Automatisierung von wichtigen Geschäftsabläufen
Nutzung von Informationen aus E-Mails
Zuverlässiges Erkennen und Extrahieren von Daten
Keine Unterbrechungen in Geschäftsprozessen
Höhere Kundenzufriedenheit durch höhere Servicequalität
Integration der Geschäftsprozesse mit Microsoft SharePoint
Lernen Sie den GBS AppDesigner kennen
Ja, ich interessiere mich für einen kostenlosen Test.